Як написати службову записку, в відповідно до прийнятих норм

Як правильно написати службову записку, уникнувши грубих помилок

Структура документа і основні рекомендації, які підкажуть, як правильно написати записку

Кожен з нас хоч зрідка стикається з написанням різної офіційної документації. Найчастіше нам доводиться оформляти доповідні, пояснювальні або службові записки. Багатьом людям здається, що немає особливих відмінностей в оформленні цих паперів. Якщо ви теж так вважаєте, тоді прийшов час розвіяти ці переконання. Спільне між цими документами лише те, що вони все (без винятку) носять інформаційний характер. Але ви повинні усвідомлювати, що маєте справу з абсолютно різними паперами, яким притаманні свої адресати і своє утримання. Поговоримо про те, як правильно написати записку.

Що ж являє собою службова записка?

Службова записка - це інформаційний документ, який покликаний забезпечити зв`язок декількох об`єктів управління.

Як правило, об`єкти знаходяться в горизонтальному підпорядкуванні. У подібних записках прийнято викладати питання, які стосуються матеріально-технічного, інформаційного або господарського забезпечення. Також предметом службової записки можуть виступати різні пропозиції щодо поліпшення чого-небудь, всілякі прохання або банальні оголошення для співробітників.

Розглянемо елементарний приклад

Припустимо, в бухгалтерії не працює принтер. В цьому випадку головний бухгалтер має право оформити службову записку, яка поінформує про проблему начальника спеціального відділу (в нашому прикладі записку прийме відділ системного забезпечення).

Як грамотно написати службову записку?

• По-перше, будь-який офіційний документ повинен оформлятися на аркуші формату А4. Доцільно надати записку в друкованому вигляді. Слід зазначити, що багато сучасних компанії розробили для свого підприємства спеціальні бланки для ведення електронного документообігу. В такому випадку вам слід оформляти всі документи саме на таких бланках (нехтувати правилом строго заборонено).
• По-друге, службовій записці властива певна структура: шапка, зазначення дати складання, найменування акта, предмет, сам текст, підпис і посаду упорядника.

А тепер більш докладно: як правильно написати службову записку

Перш за все, оформляється шапка записки

Тут ви зобов`язані вказати людини, для якого ви складаєте цей папір: його звання, ім`я, прізвище, по батькові. Всю цю інформацію необхідно викладати в одному відмінку.

Як правило, шапка оформляється в лівому верхньому кутку. Далі вам слід написати дату складання акта. Не забувайте вказувати порядковий номер документа.

Напис «Службова записка»

Потім по центру аркуша вказується найменування складається документа (в вашому випадку слід написати «Службова записка»). Впоравшись з цими етапами, приступайте до оформлення основної частини документа.

Основний текст

Під назвою напишіть предмет записки. Предмет повинен розкривати інформацію, про яку ви збираєтеся повідомити адресату. Тепер сміливо приступайте до написання самого тексту. Обов`язково дотримуйтеся офіційно-ділового стилю.

Посада та підпис

Тепер ви знаєте, як написати службову записку (зразок цього документа можна з легкістю знайти в Інтернеті). Вивчивши наші поради, ви вже повинні без особливих зусиль скласти цей вид документа. Успіхів вам!